Đưa thông tin đến nhân viên một cách nhanh chóng và hiệu quả có thể là một thách thức lớn. Sở Dịch vụ Cấp dưỡng Trẻ em của Quận San Bernardino đã sử dụng màn hình kỹ thuật số để làm cho việc này trở nên dễ dàng hơn.
Nhiều nhà quản lý đã gặp phải trường hợp đáng tiếc khi gửi một email với nội dung quan trọng cho phần lớn các nhân viên nhưng họ lại không đọc nó. Việc cung cấp thông tin liên lạc nội bộ một cách hiệu quả cho nhân viên là vô cùng thách thức, đặc biệt khi tổ chức có nhiều địa điểm văn phòng.
Ví dụ, Sở Dịch vụ Hỗ trợ Trẻ em của Quận San Bernardino đã gặp khó khăn khi cung cấp tất cả thông tin của mình cho nhân viên một cách hiệu quả.
Timoney Stewart, nhà phân tích hệ thống, Dịch vụ Hỗ trợ Trẻ em, cho biết: "Bộ cần một phương tiện để phổ biến nhiều nội dung thông tin khác nhau cho nhân viên trên nhiều địa phương theo cách vừa dễ quản lý vừa dễ dàng cho nhân viên xem và nhập thông tin". "Khi các thông tin này được gửi qua email, nó thường không được đọc và nhân viên ít nhận thức được những việc đang diễn ra trong bộ phận của mình."
Để giải quyết vấn đề này, bộ đã chuyển sang sử dụng màn hình kỹ thuật số, cụ thể như giải pháp đám mây của Carousel Digital Signage.
Stewart cho biết: “Digital signage-Màn hình quảng cáo kỹ thuật số làm giảm sự mệt mỏi trong việc gửi email và Sharepoint bằng cách đơn giản hóa việc trình bày, đòi hỏi nhân viên ‘ít nỗ lực’ hơn trong việc tiếp nhận thông tin. "Với các màn hình được đặt cẩn thận xung quanh không gian văn phòng, nhân viên có nhiều khả năng phải đọc nó hơn."
Bộ phận đã sử dụng nền tảng này để cập nhật cho nhân viên về các sự kiện, chương trình và thông tin kinh doanh hiện tại, Stewart cho biết.
Là một nền tảng dựa trên điện toán đám mây, giải pháp có thể cung cấp các bản cập nhật liền mạch hơn và người dùng có thể truy cập mạng từ bất kỳ vị trí hoặc thiết bị nào, Amber Ward, giám đốc sáng tạo tại Carousel, cho biết trong một email.
Ngoài tính năng chính này, giải pháp còn đi kèm với các công cụ quản lý người dùng để quản trị viên có thể kiểm soát nội dung và thời điểm đăng tải.
"Chúng tôi tin rằng càng nhiều người có thể giúp đóng góp nội dung vào hệ thống màn hình kỹ thuật số thì càng tốt", Ward nói. "Đó là lý do tại sao quản lý người dùng rất quan trọng. Hãy thiết lập vai trò cho người dùng và xác định người dùng đó có quyền gì. Quy trình phê duyệt phù hợp sẽ giữ nội dung được tạo từ người dùng cho đến khi quản trị viên phê duyệt nội dung đó để không có gì bất ngờ xảy ra."
Để tận dụng thành công hệ thống biển báo kỹ thuật số cho nhân viên, Stewart khuyến nghị các công ty xác định một tập hợp các nhu cầu mà hệ thống này sẽ đáp ứng. Ngoài ra, ông cũng cho biết bạn nên có nội dung chất lượng cao mà nhân viên của bạn sẽ muốn xem cũng như xem xét cẩn thận vị trí lắp đặt màn hình.
Stewart cho biết: "Hãy chắc chắn rằng các vị trí hiển thị của bạn được cân nhắc kỹ lưỡng. Hãy chọn các vị trí đông đúc người qua lại, cũng như các vị trí mà nhân viên có xu hướng ở lại trong thời gian dài hơn, chẳng hạn như phòng nghỉ hoặc khu vực văn phòng mở rộng," Stewart nói.
Ward khuyến nghị các tổ chức nên chọn một nền tảng màn hình kỹ thuật số để sử dụng trên tất cả các phòng ban và trao "quyền và kiểm soát đối với việc nhắn tin" cho mỗi cá nhân.
Ví dụ, với các dịch vụ của chính phủ, Ward nói, "tất cả các tòa án, công viên và giải trí, dịch vụ con người và hội đồng thành phố có thể được quản lý cùng nhau, cung cấp thông tin liên lạc thông suốt trên diện rộng."
Để đảm bảo bảng hiệu kỹ thuật số có hiệu quả, các tổ chức sẽ cần sử dụng nó để tôn vinh nhân viên chứ không chỉ đưa ra thông tin.
"Người dùng có thể dễ dàng và hiển thị rõ ràng những hàng chờ, thông tin về an toàn và thành tích của nhân viên giúp cả nhân viên và khách hàng luôn có thể theo dõi. Màn hình kỹ thuật số cũng có thể tạo ra cảm giác cộng đồng vì nó mang mọi người lại với nhau và giữ họ kết nối như một xã hội" nói.
BRADLEY COOPER
Để tìm hiểu thêm các thiết bị công nghệ khác, vui lòng tham khảo tại trang web:
- www.vietnamdigitalsignage.com
- Fb: Giải pháp công nghệ 4.0 cho Bán Lẻ Thông Minh
- Hotline: 0909.555.709